疫情影響下，展覽、研討會、發布會紛紛轉往線上，少了實際接觸、眼見為憑後，科技業行銷 Marcom 該怎麼規劃一場流暢、有效且有質感的線上活動呢？這篇文章將分享細節控 Elaine 如何籌備 線上研討會 ，及每個環節需留意之處，提供給初入職場的B2B行銷夥伴們參考，力求行銷KPI達標同時也維護公司形象、不浪費聽眾時間（笑）
Webinar 並非創新之舉，只是到疫情期間才真正普及，大家終於習慣了線上參加活動可突破距離限制、讓時間有效運用的各種好處。
- 不只是行銷，公協會、社團、人資，甚至社區管委會都有機會做線上活動
- 線上研討會與線上會議的差別，大致上在於參與人數上限、發言權管控、投票/問答等互動功能，以及是否能看到所有與會名單
線上研討會 活動設計
- 確認主題：新產品發布？推廣特定行業應用？建立專家形象？
- 釐清目的與KPI：蒐集新的marketing lead？活化CRM內既有名單？轉換sales opportunity？
- 設定規模：參加人數依目的與宣傳資源而定，廣邀制（什麼人都可以參加）、審核制（報名後審核）的人數可以到300人以上，而指定邀約制（業務精選名單）則可能只有幾十人。
- 日期與時間：
- 週三下午到週五上午是我試過報名及上線成效較好的時段。畢竟活動辦在上班時間，週一/週二有很多事情與固定會議要處理，週三要開始認真工作，週五下午很多人會安排外出行程或請假
- 通常下午14:00或早上10:00開始，聽眾會比較從容，其中又以下午會比較好
- 長度介於30分鐘到一小時，太長會讓很多人提早離開或跑去做別的事。不過疫情後多數人已習慣線上會議，直接把實體研討會搬到線上、弄成3-4小時線上研討會的也是大有人在。
- 形式：有預錄影片隨選隨看、預錄影片後直播、完全直播三種作法，需考量講師的口條、時間掌控能力與臨場反應、是否有產品demo或案場介紹需要預先錄製影片、網路通訊品質（除了講師從哪裡直播，也要留意TA所在地的網路品質）…等。
- 議程：
- 通常3-4個session，1個主持串場 + 2個講師比較流暢，才不會一直換場
- 一個題目不要超過30分鐘，且要預留Q&A時段
- 提供常見的Webinar Agenda模組，可以此為基礎調整
線上研討會 平台選擇與必備功能
各個平台都有優缺點，網路上可以找到很多文章介紹 。Elaine用過Go-To-Webinar、Zoom、Microsoft Teams辦過Webinar，也參加過透過Cisco Webex、Google Meet、YouTube Live、 Facebook直播、CyberLink U Webinar…等各式各樣平台辦的活動。
跟大家分享幾個選擇平台時可評估的功能，雖然公司的系統通常也不是行銷決定的，但只要系統穩定其實就很好了，沒有非得使用多強大、完善的系統。
Must Have 必備功能
- 免安裝、免註冊，可直接用瀏覽器參加 → 降低上線障礙
- 「線上研討會」模式：角色分級（主持人/簡報者/來賓）、對來賓隱藏參加者名單、全場靜音、問答視窗… → 維持活動品質、應對突發狀況
- 可發送公告、雙向溝通的文字聊天室 → 增進互動
- 可掌握報名名單、取得上線人數及名單 → 追蹤成效
Nice to Have 有的話更好
- 具備報名頁面與後台系統
- 可透過系統直接發「報名成功確認、活動提醒、活動回顧影片」…等通知信
同時也分享一下，最近Elaine喜歡用的平台是 Microsoft Teams ，從客製化註冊頁面、會議錄製/文字謄寫、會議中場控到會後報告功能都很齊全！
客戶邀約與活動宣傳
- 報名邀請函內容
- 活動主視覺Banner
- 活動資訊：時間、議程、講者、key takeaways
- 客戶基本資料：姓名、信箱/電話、公司/部門/職能、職稱
- 參與場次勾選（如果是系列活動）
- 備註事項：公司個資保護政策、是否願意收到行銷資訊、本公司具有活動調整與審核權…
- 行有餘力的話，也可以在報名表上加入市調相關問題，詢問參加來賓對此議題的興趣方向、事前的了解程度…等，提供講師掌握來賓狀況、準備更合適的內容
- 宣傳時間：視宣傳力道，提前2-3週最佳，太早報名TA會忘記或另外安排更重要的行程，太晚宣傳TA的會議通常也排滿了，兩種情況都會讓報名與上線成效不好
- 邀約管道：根據目的與規模及可用資源安排，若為廣邀型活動，可用社群廣告、媒體廣告等方式增加曝光，邀請制則可用eDM加強既有客戶互動…等，也可以做eDM由業務轉發邀請。
線上研討會 內容與素材準備
- 講師的演講簡報：
- 除了PPT，也可播放影片，但要注意平台順暢度問題
- 線上活動的 PPT容易被截圖外流，要比實體活動更留意呈現的內容
- 不同於現場演講，講師會有手勢、表情等互動，線上研討會畫面停在同一頁太久會很無趣，可善用動畫或將內容拆分，講到哪再出現該段內容
- 串場簡報：
- 活動主視覺
- 議程
- Q&A時段畫面
- 相關宣傳：加入Line好友、追蹤粉絲頁…等
- 會後問卷網址、QR code
- 暖場、換場音樂：通常是不會太吵的輕音樂
- 會後滿意度調查問卷
- 相關信件：可在Webinar平台上設定，通常會有報名成功確認、活動提醒、會後感謝信、報名但未上線者的通知信…等
以上是 線上研討會 系列的第一篇－籌備階段，下一篇文Elaine將分享「Webinar當天控場的秘訣」，儘管講師及觀眾分散各地、沒有實體接觸，也要讓線上活動順暢熱絡，用完善的事前準備應對當下的各種突發狀況！
如果在Webinar規劃上有需要討論的地方，歡迎跟Elaine聊聊！
