時間管理重要嗎？科技業行銷 Marcom 成功的關鍵之一
Marketing Communication 也是行銷專案經理（Marketing Project Manager），同時主導或跟進5場海外展覽規劃、協調3場外部演講活動、安排2場公協會參訪、統籌10個行銷製作物的內容製作，還要應對來自不同部門的需求——這是日常。
工作排程與時間管理對於科技業行銷 Marcom 而言是不可或缺的，因為 Marcom 的工作特性往往需要同時處理數個甚至數十個大小不一的專案（甚至在執行大型專案時，往往包含數以百計的工作項目！），且在執行過程中，時間的運用也相當零碎，幾乎不會像agency一樣是預留下整段的時間專注於單一專案，完成後再接續下一個任務。此外，Marcom 還需要跟非常多的內外部單位合作，如：產品部、業務單位、多媒體部門、外包設計/製作公司、展覽廠商、採購、法務，甚至媒體、合作夥伴的公關部門…等。
這種情況下，要能不浪費提案、製作、校稿、審核之間的每個工作天、不漏接每一件事情，並確保每個counter party都能如期、如質、如實地完成該做的事情，考驗的就是Marcom的時間與工作排程管理能力。有一個有效的工具才能妥善安排每一個細節，確保每個環節能無縫接軌而不掉鏈。
這篇文章想分享 Elaine 十多年來如何藉助 Google日曆 ，從容應對以上各種混亂的工作情境。
為什麼我選擇 Google日曆 ？
當今時代已有各式各樣有著清爽介面、功能強大的時間管理工具，但Elaine從2012年開始使用Google Calendar後，多年來都忠於這個工具，至今已經用了12年。
相較於 Trello 或 Toggl 等可以團隊協作的工具，Google 日曆除了免費使用，也沒有過多的方案或限制，且不需要擔心離職或平台公司中斷服務導致過往資料消失又需重新去適應其他工具。
Elaine喜歡 Google日曆 的三大優點如下：
- 使用多個日曆區分不同角色與組織： 每個帳號都可以建立多個日曆，按照個人、公司、家庭或社團等不同角色或需求來區分，還能用不同顏色直觀地標註！Elaine 自己有兩個 Google 帳號，一個用來處理工作，一個專屬生活，兩個帳號的日曆互相設定共享，因此不管用哪個帳號登入，都能一目了然今天的行程安排。像是：幾點要開會？晚上有沒有朋友聚會？周末的家庭活動安排了什麼？這些都清清楚楚，讓我能更從容地在工作與家庭生活間自由切換。
- 手機電腦跨平台同步： 可以在手機桌面添加 Google 日曆的小工具，不用特地登入網頁或下載額外的APP，就能直接查看行程。電腦和手機之間的銜接也超順暢，不受限於公司內網，無論是在家、外出，還是通勤路上，都能隨時掌控當天的安排。如果晚上突然想到有什麼事情，也能立刻拿出手機記錄在日曆上，讓自己隔天處理時不會漏掉重要事項。
- 回顧與搜尋： 用了 12 年後，Google 日曆已經成了我的數位記憶庫。當我需要回想多年前是否和某個合作夥伴開過會，或者曾經在哪個會議廳參加過特定活動，只要用日曆的搜尋功能，就能快速找到當時的事件或記錄，然後以此為線索，去信箱或雲端硬碟挖出所需資料。短期來說，像準備部門 Weekly Meeting 或 Quarterly KPI Review 時，也能快速回顧過去的工作內容，讓準備更加高效又有條理。
接下來，我會分享我是如何利用 Google 日曆與 Tasks 來工作：）
Google日曆結合Tasks 打造相輔相成的無縫工作流！
Google 日曆與 Tasks 整合後，讓行程與待辦事項的管理一氣呵成。我可以輕鬆將每天的 to do list 待辦事項直接排進行程，並讓工作安排與時間規劃同步運行。這樣一來，不僅每項任務都井井有條，工作效率也大幅提升。
下圖實際分享Elaine的某一週：）
效率與好心情並存：Google日曆 如何讓工作更順心
在神工具 Google 日曆和 Tasks 的協助下，儘管 Marcom 的工作繁瑣又破碎，Elaine 十年來也順利過了不只五十關、斬了一大堆的將。忙碌時，身邊總能聽到有人碎念：「XXX很重要但我現在沒有時間做啊」、「感覺還有兩百件事情，周末心情也好沉重」、「怎麼辦，好像什麼事情都卡住了…」……這樣的狀況，在有效的工具輔助下，其實可以被大幅改善。
- 把過幾天要 follow up 的事項、兩週後再開始處理就能符合進度的任務、方向未定現在著急也沒用的工作…等都紀錄下來，不僅減輕腦袋的負擔，也不怕忘記待辦事項，或是被「其實不需要現在掛心」的未來耽誤導致瞎忙，因而能夠專注在當下的工作或生活，心情自然而然變得輕鬆。
例如，把影片製作的需求 brief 給廠商後，只需在待辦清單上記下確認腳本或 A copy 的日期，就能暫時放下這件事，全心去完成其他任務。到了約定的日子，便能依計畫跟進交付進度；若廠商進度延宕，也能因為日曆的提醒而及時發現並採取補救措施。 - 完成任務時在待辦清單上「打勾勾」的成就感，也是推動持續行動的源源動力。每劃掉一項代辦事項，都是對自己努力的肯定，幫自己增加正能量。且這樣的成就感，會不知不覺地成為日常工作的一部分，讓自己看見每一個實踐後的進步與滿足感！
Elaine 的 Google 日曆工作排程心法
- 排程總覽：每日盤點時間資源
上班時間是一種珍貴的資源，Elaine 每晚睡前或到公司開好電腦的第一件事，就是花五分鐘在 Google 日曆上盤點當天的工作行程。包括要準備哪些會議、有哪些任務是需要先準備的，或是哪些專案需要推進到下一個階段。這個小習慣幫助我不漏接事情，當同事需要找我開會或討論，甚至詢問某項工作何時能交付時，也比較能提供具體的時間，而不是隨便敷衍，最後卻無法如期完成。當然很多時候排程會受到突發狀況影響，但用日曆管理的方式可以快速地拖拉調整，讓事情重回軌道，也避免瞎忙。 - 會議安排：幫自己約會議，掌控主導權
在 Marcom 的多專案工作模式下，各種大小會議佔據了不少時間，常常讓人感覺身不由己。當發現自己當週的時間被會議排滿，導致無法按計畫完成預先排好的待辦事項時，我會在行事曆上幫自己預留一段「只有自己的會議」。這段時間專門用來集中精力處理某項任務，避免因為會議過多而干擾進度、也讓自己在忙碌中保有一點喘息的空間。 - 一天一個重點任務：保留偷懶空間也確保進度不掉
雖然每天都會有各種大小不一的任務需要處理，但難免會遇到突發狀況，導致部分事項不得不調整或延期。為了避免一週過去卻毫無成績，每天我都會設定一項必須完成或優先處理的重點任務。不管是外在的干擾還是自己的惰性，這項任務就是我的底線，確保當週至少能有實質性的進展。這種方法不僅提升了效率，也讓我在忙碌中找到工作的節奏感。
其實一開始 Elaine 並不覺得這種方法有什麼特別值得分享的，但多年來，主管和同事們看到我這樣管理工作與時間後，都給予正面回饋，甚至已經影響好幾位同事採用這套方式工作了。於是我決定把這些經驗整理記錄下來分享。不管你的工作是繁忙的多專案管理，還是需要在生活與工作間找到平衡，只要善用工具，就能輕鬆應對各種挑戰與瑣事。一起試試用 Google 日曆陪伴你的工作，打造屬於自己的高效生活吧！
